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Personalkosten senken: Maßnahmen und praktische Tipps wie Unternehmen effizient sparen können

Als Arbeitgeber wissen Sie, dass Personalkosten einen nicht unerheblichen Teil Ihrer unternehmerischen Verpflichtungen ausmachen. In manchen Branchen sogar den Löwenanteil. In unserer Arbeit als Fachanwälte für Arbeitsrecht beraten wir ganzheitlich, das heißt auch wirtschaftliche Aspekte bleiben nicht ungesehen.
Das Thema Personalkosten kommt immer wieder zum Tragen – völlig nachvollziehbar. Da hier die Belastung der Unternehmen oft vergleichsweise am höchsten ist, soll gerade in Krisenzeiten zuerst an dieser Stelle gespart werden. Also erste Maßnahme Personalabbau? Das muss nicht zwingend sein.
Im nachfolgenden Artikel geben wir einen grundsätzlichen Einblick in die Thematik, erläutern mögliche Einsparpotentiale und erklären, wie wir Ihnen mit unserer Expertise behilflich sein können.
Münzstapel vor einem Taschenrechner
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Das erwartet Sie:

1. Was ist unter Personalkosten zu verstehen?

Generell sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern entstehen, zu den Personalkosten eines Unternehmens zu zählen.
Und nein, Personalkosten bestehen eben nicht nur aus den Gehaltszahlungen, vielmehr sind sämtliche direkten und indirekten Kosten im Zusammenhang mit dem tätigen Personal gemeint. Dazu zählen sowohl direkte als auch indirekte Ausgaben.
Um unternehmerisch handeln zu können, müssen Arbeitgeber zwingend die Zusammensetzung kennen. Das verbirgt sich hinter den Begrifflichkeiten:
Direkte Personalkosten
Direkte Personalkosten sind die zu zahlenden Grundgehälter, die unabhängig von Produktionsmenge oder Umsatz zyklisch immer wieder auftreten. Diese Ausgaben sind vorhersehbar und basieren zumeist auf Arbeits- und Tarifverträgen.
Indirekte Personalkosten
Kosten, die nicht Löhnen und Gehältern zuzurechnen sind, fallen unter die sogenannten indirekten Personalkosten. Dazu zählen u.a.
  • Arbeitgeberanteil an Sozialversicherungen
  • Unfallversicherung und Beiträge
  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Kosten für Qualifizierungen
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Büroeinrichtungen
  • Sachzuwendungen
  • Personalrecruiting
  • Zahlung von Abfindungen
  • Strukturkosten wie bspw. Kantine oder Personalabteilung etc.
Merke: Je nach Branche variiert die Höhe der Personalkosten. In der Gastronomie sind diese zum Beispiel vergleichsweise höher als im Automobilbereich. Das praktizierte Geschäftsmodell hat genau wie der Standort, die Unternehmensgröße oder die Organisationsstruktur Einfluss auf die entstehenden Kosten.
Im Regelfall liegen akzeptable Personalkosten bei 20 bis 30 Prozent des Umsatzes. Und ja, liegen Ihre Personalkosten über diesen Werten, könnte das u.a. auf Personalüberkapazitäten oder ineffiziente Arbeitsabläufe hindeuten. Nachfolgend geben wir Ihnen Tipps, wo Sie ansetzen können, um die Personalkosten Ihres Unternehmens zu senken.

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Kurt Mieschala
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2. Senkung der Personalkosten durch Überstundenabbau – Tipp 1

Immer dann, wenn Arbeitnehmer über die in ihrem Vertrag festgelegte Zeit tätig werden, sammeln sich Überstunden an, welche im Regelfall auf Arbeitszeitkonten hinterlegt und zu einem späteren Zeitpunkt in Freizeit ausgeglichen oder vergütet werden.
Egal, wie der Ausgleich erfolgt, hat jede geleistete Überstunde einen finanziellen Gegenwert, der Sie als Arbeitgeber zu entsprechenden Rücklagen verpflichtet. Rechnen Sie die im Unternehmen entstandenen Überstunden zusammen, ergibt sich mit Sicherheit ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor.
Grundsätzlich sollten Sie versuchen, Mehrarbeit in Freizeitausgleich umzuwandeln und die Vergütung der über das tatsächliche Soll geleisteten Stunden vermeiden.
Und Achtung: Hat Ihr Mitarbeiter die Mehrarbeit ohne Notwendigkeit oder Absprache geleistet, entfällt der Anspruch auf Ausgleich – sowohl als Freizeitausgleich und ebenfalls in monetärer Form.
Erschöpfte Frau mit Kopf auf dem Tisch neben Wecker und Aktenstapel
Was mit Überstunden nach einer Kündigung passiert, lesen Sie in diesem Beitrag.

3. Steuerkniffe nutzen – Tipp 2

Um sich von der Konkurrenz abzuheben und den Ansprüchen von Arbeitnehmern gerecht zu werden, schnüren Unternehmen zumeist umfassende Leistungs- und Vergütungspakte, welche neben dem Grundgehalt weitere Benefits enthalten.
Nutzen Sie Ihre Möglichkeiten als Arbeitgeber und setzen Sie auf Ersparnisse durch Leistungs- und Sachzuwendungen. Sie können Ihren Mitarbeitern auf diese Art Anreize bieten, sparen aber Lohnnebenkosten ein, da zumeist keine Steuern bzw. eine Pauschalversteuerung erfolgt.
Beispiele für Sachzuwendungen sind
  • Restaurantgutscheine, Mitarbeiterrabatte bei Kooperationspartnern
  • Mitgliedschaften im Fitnessstudio
  • Zuschüsse für die Kinderbetreuung
  • Gesundheitsfördernde Maßnahmen

4. Outsourcing – Unser Tipp Nr. 3

Outsourcing hat oft einen faden Beigeschmack und ist dennoch eine gute Möglichkeit, Personalkosten zu senken. Arbeitgeber sollten hierbei schlau vorgehen. In großem Stil oder gar sozial unverträglich kann Outsourcing schnell zu einem schlechten Ruf des Unternehmens führen und sich negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken.
Merke: Werden Arbeitsleistungen an Leih- oder Zeitarbeitnehmer outgesourct, entstehen trotzdem Kosten für Arbeitsleistungen, diese werden jedoch nicht den Personalkosten zugerechnet.
Überlegenswert ist, projektbezogene Aufgaben oder temporäre Aufgaben, für welche Spezialwissen erforderlich ist, an Freelancer auszulagern. Die Idee dahinter: Fallen diese Aufgaben nicht mehr an, können die abgeschlossenen Dienstleistungsverträge unkompliziert aufgelöst werden und damit dauerhafte Kosten eingespart werden. Im Gegensatz dazu müssten Festangestellte weiter beschäftigt werden.
Aktenordner mit Aufschrift ‚Einsparung‘ und ‚Kündigung‘, daneben roter Bleistift in Hand
Mehr zum Thema Personalabbau lesen Sie in diesem Beitrag

5. Beschäftigung von Werkstudenten und ‒studentinnen – Tipp 4

Eine weitere Möglichkeit zur Einsparung von Personalkosten kann die Beschäftigung von Werkstudenten darstellen. Diese bringen durch ihr Studium bereits erste – zumindest theoretische Kenntnisse mit – die anfallenden Lohnnebenkosten sind jedoch im Vergleich zu Festangestellten deutlich geringer.
Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Im Idealfall beschäftigen Sie Ihre Fachkraft der Zukunft und sichern sich sogleich Nachwuchskräfte für Ihr Unternehmen.

6. Durch Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit Personalkosten senken – Tipp 5

Wussten Sie, dass die Kosten für die Nachbesetzung einer Position im Schnitt 29 Tsd. Euro betragen? Der Fachkräftemangel wirkt sich aktuell auf alle Branchen aus und wir bewegen uns in einem Arbeitnehmermarkt. Unternehmen sollten daher umso bemühter um die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden sein.
Jeder Personalwechsel kostet unnötige Ressourcen – nicht nur in der Nachbesetzung oder Erledigung der Aufgaben, auch in Bezug auf die Kosten zur Nachbesetzung. Mitarbeiterzufriedenheit ist daher ein nicht zu unterschätzender Faktor bei der Senkung der Personalkosten. Was im ersten Moment Geld kostet – wie beispielsweise die Qualifizierung von Arbeitnehmern, kann im Nachgang Kosten sparen.

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7. Last but not least: Automatisierung – Tipp Nr. 6

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung und automatisieren Sie Standardprozesse. Die Möglichkeiten der Automatisierung sind einer ständigen Veränderung unterworfen. Allein die Einführung eines Mitarbeiter-Selfservice zur Erstellung gängiger Bescheinigung kann die üblicherweise anfallende Verwaltungsarbeit entscheidend reduzieren.
Automatisierte Prozesse ermöglichen nicht nur eine höhere Quantität im Arbeitspensum, sondern sparen gleichzeitig auch Kosten.
Unternehmen sollten sich heutzutage bewusst mit den Möglichkeiten der Digitalisierung – und Automatisierung auseinandersetzen, aber dennoch nicht den Blick auf die Belegschaft und ihre Zufriedenheit verlieren. Egal wie die Entwicklung fortschreitet, wird die Ressource Mensch immer eine entscheidende Rolle spielen.

8. Experte für Arbeitsrecht – Unsere Dienstleistung für Sie als Arbeitgeber

Mit unserer Expertise stehen wir Ihnen umfassend beratend zur Seite.
Natürlich sind wir erste Ansprechpartner, wenn es um das Thema Reduzierung von Personalkosten durch Personalabbau bspw. mittels Outsourcing geht. Wir beraten Sie jedoch auch in allen anderen Fragestellungen rund um das Thema.
Der Blick von außen ist oftmals ein wichtiger Aspekt bei der Lösung von Herausforderungen. Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihre individuellen Rahmenbedingungen prüfen können und die bestmögliche Lösung mit unserer Fachexpertise und unserem Blick in eine Vielzahl von Unternehmen finden.

9. Fazit

  • Personalkosten sind für Unternehmen eine erhebliche finanzielle Verpflichtung und ein zentraler Kostenfaktor.
  • Unterscheidung in direkte und indirekte Personalkosten.
  • Maßnahmen zur Senkung der Personalkosten sind vielfältig, u.a. Überstundenabbau durch Freizeitausgleich, Nutzung von Steuervergünstigungen bei Sachleistungen, Outsourcing oder Automatisierung.
  • Fachanwälte für Arbeitsrecht können Unternehmen dabei unterstützen, geeignete Maßnahmen zur Senkung der Personalkosten zu identifizieren und ganzheitlich umzusetzen.

10. FAQ’s

Was versteht man unter Personalkosten?
Was sind direkte und indirekte Personalkosten?
Wie können Unternehmen Personalkosten effektiv senken?
Wie beeinflusst die Branche die Höhe der Personalkosten?
Wann sollten Unternehmen externe Berater wie Fachanwälte für Arbeitsrecht für die Personalkostenoptimierung hinzuziehen?
Kurt Mieschala - Lächelnder Mann mit blauem Anzug und orangefarbener Krawatte vor grünem Hintergrund.

Über den Autor

Kurt Mieschala ist seit dem Jahr 2000 als selbstständiger Rechtsanwalt in Schwandorf tätig. Er ist Fachanwalt für Arbeitsrecht sowie Fachanwalt für IT-Recht und verfügt über umfangreiche Erfahrung in der rechtlichen Beratung von Unternehmen und Privatpersonen.
Als zertifizierter Datenschutzauditor (DSA–TÜV) und Datenschutzbeauftragter (TÜV SÜD Akademie) berät er zudem umfassend zu datenschutzrechtlichen Fragestellungen. Unternehmen, Arbeitnehmer und Verantwortliche in der IT-Branche vertrauen auf seine rechtssichere und praxisorientierte Beratung, wenn es um Arbeitsrecht, Datenschutz oder IT-Recht geht.
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Rechtsanwalt Kurt Mieschala ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Fachanwalt für IT Recht.
Rechtsanwalt Kurt Mieschala ist außerdem als Datenschutzbeauftragter tätig.
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