Datenschutz im Arbeitsverhältnis – Pflichten und Rechte für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Jeder möchte seine Daten sicher wissen – sei es im privaten Umfeld, beim Online-Shopping oder bei Behörden. Doch gerade im Berufsleben kommt dem Datenschutz eine besondere Bedeutung zu.
Schon im Bewerbungsprozess vertrauen Arbeitnehmende ihre sensiblen Informationen Unternehmen an, und während des Arbeitsverhältnisses werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet.
Aber was bedeutet Datenschutz am Arbeitsplatz konkret? Welche gesetzlichen Vorgaben gelten? Und wie können Sie Ihre Rechte durchsetzen? Dieser Artikel gibt Ihnen praxisnahe Einblicke und Beispiele.
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1. Was bedeutet Datenverarbeitung im Arbeitsrecht?
Unter Datenverarbeitung versteht man jeden Vorgang, bei dem personenbezogene Daten erhoben, gespeichert, genutzt oder übermittelt werden. Im Arbeitsverhältnis umfasst dies eine Vielzahl von Szenarien, beispielsweise:
- Bewerbungsverfahren: Lebenslauf, Zeugnisse und Referenzen enthalten sensible Informationen.
- Laufendes Arbeitsverhältnis: Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeitaufzeichnungen und Leistungsbewertungen.
- Nutzung von IT-Systemen: Zugriff auf E-Mails oder Internet- und Systemnutzung am Arbeitsplatz.
Datenschutz ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Frage des Vertrauens. Mitarbeitende und Bewerber müssen darauf vertrauen können, dass ihre sensiblen Informationen in sicheren Händen sind. Für Unternehmen ist deshalb ein sorgfältiger Umgang mit Daten essentiell, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Leider kommt es immer wieder zur missbräuchlichen Nutzung von Daten, nicht selten kann man davon auch in den Medien lesen, was zu Imageschäden führen kann.
Beispiele für Verstöße:
- Überwachung von Mitarbeitern ohne deren Wissen (z. B. durch Kameras)
- Weitergabe von Gesundheitsdaten an unbefugte Dritte
- Missbrauch von Bewerberdaten für andere Zwecke
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2. Grundlagen des Datenschutzes im Arbeitsverhältnis
Der Datenschutz im Arbeitsverhältnis wird durch zwei zentrale Gesetze geregelt: die Datenschutz‒Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Beide Gesetze regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten und gelten auch im Arbeitsrecht. Ihre Vorschriften sind verbindlich für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, und betreffen jeden Arbeitnehmer – vom Praktikanten bis zur Führungskraft.
Die Datenschutzgrundverordnung legt allgemeine Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten fest. Sie gilt europaweit. Arbeitnehmer können sich auf eine Vielzahl geltender Rechte aus der DSGVO berufen. Dazu zählen u.a. das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Datenübertragung oder auch das Recht auf Löschung der Daten.
Arbeitgeber müssen die Datenschutzverordnung einhalten und die Verarbeitung der Daten rechtmäßig, transparent und fair umsetzen. Dazu gehört auch der Schutz der Daten vor unerlaubten Zugriffen, Verlust oder Zerstörung. Zudem muss der Arbeitgeber Mitarbeitende in geeigneter Weise im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten schulen.
In Ergänzung der europaweit geltenden Datenschutzgrundverordnung enthält das Bundesdatenschutzgesetz spezifische Bestimmungen für Deutschland bzw. auch für den Bereich des Arbeits- und Beschäftigungsverhältnisses. Das BDSG legt beispielsweise fest, dass Daten von Beschäftigten nur verarbeitet werden dürfen wenn
- die Verarbeitung der Daten, für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, also im Bewerbungsprozess, notwendig ist,
- die Datenverarbeitung zwingend notwendig für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses ist und
- die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die unterstützende Arbeit der Interessenvertretungen notwendig ist.
Übrigens wirken auch Artikel 1 und 2 des Grundgesetzes als datenschutzrechtliche Schutzvorschrift. Das allgemeine Persönlichkeitsrecht impliziert auch ein Grundrecht auf informelle Selbstbestimmung.
Weitere Regelungsgrundlage für den Schutz personenbezogener Daten im Arbeitsrecht ist die Europäische Grundrechtecharta (GRC).
3. Wen schützen DSGVO und BDSG?
DSGVO und BDSG beziehen sich auf den gleichen geschützten Personenbereich.
Die Datenschutzgrundverordnung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, worunter alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, zu verstehen sind. Als verantwortliche Stelle im Sinne des Gesetzes entscheiden Arbeitgeber Zweck und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies schließt alle im Unternehmen beschäftigten Personen bis hin zu Leiharbeitnehmern und Mitarbeitern von Fremdfirmen, welche unter Weisung der Fremdfirma arbeiten ein.
Das Bundesdatenschutzgesetz weitet den Kreis noch weiter aus und schließt unter der Begrifflichkeit Beschäftigte u.a. auch Freiwillige, Rehabilitanden, Bewerber und Beschäftigte im Ruhestand ein.
4. Worauf müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten?
Generell dürfen Arbeitgeber nur dann Daten von Arbeitnehmern sammeln, verarbeiten und nutzen, wenn diese zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses benötigt werden.
Folgende Daten sind für das Beschäftigungsverhältnis zwingend notwendig und dürfen daher erhoben und gesammelt werden:
- Name
- Geburtsdatum
- Adresse
- Staatsangehörigkeit
- Kontoverbindung
- Steuerinformationen einschließlich Konfession
- Lebenslauf
Bei der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung der Daten müssen Arbeitgeber immer nach den Grundsätzen von Transparenz und Rechtmäßigkeit handeln. Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber und den Datenschutz im Unternehmen:
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter
Arbeitgeber sind verpflichtet, Mitarbeitende über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren – zum Beispiel in Form einer Datenschutzrichtlinie.
Einwilligung einholen
Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt. Oft ist dies der Arbeitsvertrag oder eine ausdrückliche Einwilligung des Mitarbeiters.
Minimierung der Datenverarbeitung
Es dürfen nur solche Daten erhoben werden, die für das Arbeitsverhältnis notwendig sind.
Datensicherheit gewährleisten
Der Zugriff auf personenbezogene Daten muss beschränkt und gut gesichert sein.
Praxisbeispiel: Sie möchten die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem dokumentieren. Hierbei dürfen keine überflüssigen Daten wie der Aufenthaltsort erhoben werden, es sei denn, dies ist für den Arbeitsablauf zwingend notwendig.
Jeder Arbeitnehmer sollte kritisch abwägen, welche Daten er seinem Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Im Zweifelsfall raten wir dazu, Rücksprache mit einem Anwalt für Arbeitsrecht zu halten. Kennen Sie Ihre Rechte! Diese sind:
- Recht auf Auskunft
Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten Ihr Arbeitgeber von Ihnen gespeichert hat.
- Recht auf Löschung
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses können Sie verlangen, dass Ihre Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
- Widerspruchsrecht
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, können Sie Widerspruch einlegen.
Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: Sie bemerken, dass Ihr Arbeitgeber Ihre private E-Mail-Adresse für Werbezwecke nutzt. Hier haben Sie das Recht, diese Verarbeitung zu untersagen.
5. Wie kann ein Anwalt für Arbeitsrecht helfen?
Ein Anwalt für Arbeitsrecht kann sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer in datenschutzrechtlichen Fragen unterstützen.
Unsere Beratungsleistung für Arbeitgeber schließt u.a. die Erstellung von Datenschutzrichtlinien, Beratung bei der Einführung neuer Systeme oder Vertretung bei rechtlichen Streitigkeiten ein.
Haben Sie als Arbeitnehmer Sorge, dass Ihre Rechte verletzt worden sind, unterstützen wir Sie ebenso wie wir Sie durch unsere Beratung und im Zweifelsfall bei rechtlichen Schritten gegen Ihren Arbeitgeber unterstützen.
Datenschutz ist nicht zu unterschätzen und darf nicht erst im Schadensfall zum Thema gemacht werden.
Haben Sie Fragen oder wünschen Sie einen Termin für ein persönliches Gespräch?
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6. Fazit
- Datenschutz im Unternehmen ist essentiell, da Arbeitgeber bei Anbahnung, Durchführung und Beendigung eines Arbeitsverhältnisses viele sensible personenbezogene Daten verarbeiten
- Wichtige gesetzliche Grundlagen sind die DSGVO und das BDSG, beide regeln den Schutz und die Verarbeitung von Beschäftigtendaten
- Arbeitgeber dürfen Daten nur erheben und verarbeiten, wenn eine Rechtsgrundlage besteht und dies für das Arbeitsverhältnis notwendig ist
- Transparenz und Datensicherheit sind zentrale Anforderungen; Mitarbeiter müssen über die Datennutzung informiert werden.
- Arbeitnehmer besitzen umfassende Rechte, wie das Recht auf Auskunft, Löschung und Widerspruch bei der Datenverarbeitung
- Ein Anwalt für Arbeitsrecht kann in Fragen des Datenschutzes beratend und unterstützend tätig werden
7. FAQ’s
Was bedeutet Datenschutz im Arbeitsverhältnis?
Datenschutz umfasst das Erheben, Speichern, Nutzen oder Übermitteln von personenbezogenen Daten wie bspw. Lebenslauf, Sozialversicherungs- und Steuerdaten, Krankmeldungen oder Arbeitszeiten.
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für den Datenschutz im Arbeitsverhältnis?
Die DSGVO und das BDSG regeln europaweit und national den Umgang mit personenbezogenen Daten im Arbeitsrecht.
Welche Rechte haben Arbeitnehmer in Bezug auf Ihre Daten?
Rechte umfassen Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Welche Pflichten haben Arbeitgeber beim Datenschutz?
Arbeitgeber müssen Mitarbeitende über die Datenverarbeitung informieren, Einwilligungen einholen, Daten minimieren und für Datensicherheit sorgen.
Wie kann ein Anwalt für Arbeitsrecht helfen?
Ein Anwalt unterstützt Arbeitnehmer bei der Durchsetzung ihrer Rechte und berät den Arbeitgeber bei der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
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Rechtsanwalt Kurt Mieschala ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Fachanwalt für IT Recht.
Rechtsanwalt Kurt Mieschala ist außerdem als Datenschutzbeauftragter tätig.
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